Kiedy firmy dobrze się rozwijają i rosną, pojawiają się w nich typowe problemy związane z wielkością organizacji. Jednym z takich problemów jest powracające pytanie – jak dobrze komunikować się w firmie? Okazuje się, że kwestia komunikacji jest jedną z trudniejszych i wymagających odpowiednich umiejętności managerskich. Jakie cechy zatem powinna mieć komunikacja, aby służyła organizacji i nie generowała zbędnego szumu komunikacyjnego i związanego z nim zamieszania? Jak się okazuje, istnieje kilka sprawdzonych praktyk, których wdrożenie zdecydowanie usprawni funkcjonowanie całej organizacji.
Jak dobrze komunikować się w firmie?
Podstawową cechą dobrej komunikacji w firmie, jest proaktywność. Oznacza to, że komunikacja powinna być proaktywna. Zatem osoby, które wiedzą o zmianach jakie mają pojawić się w projektach powinny z wyprzedzeniem komunikować pozostałych członków zespołu o wszystkich ustaleniach, jakie miały miejsce na poszczególnych spotkaniach. W ten sposób nikt nie będzie zaskoczony nowymi ustaleniami i będzie w stanie zareagować na nie w odpowiedni, adekwatny do oczekiwań sposób. Stosowanie takiej komunikacji jest dobrą cechą managera projektu oraz każdej osoby pracującej w większym zespole.
Szkolenie komunikacja w zespole – sprawdź je.
Kanały komunikacji w firmach
Kolejna ważna kwestia, to ustalenie kanałów komunikacji, które obowiązują w danej firmie. Najczęściej oczywiście są to e-maile, jednak coraz więcej firm wprowadza wewnętrzne chaty, takie jak Slack, najbardziej znane narzędzie tego typu. Dobrą praktyką jest też robienie tak zwanych „minutek spotkaniowych”. Oznacza to, że ostatnie kilka minut spotkania przeznacza się na sporządzenie notatki z niego oraz podsumowanie zaplanowanych na spotkaniu działań. W ten sposób spotkania są bardziej produktywne, a wypracowane na nich rozwiązania nie rozmywają się w organizacji. Jest to prosta praktyka, która w zasadzie nic nie kosztuje, a istotnie usprawnia funkcjonowanie w firmie. Do rozmów online polecane są natomiast takie narzędzia jak Google Hangouts czy popularny w ostatnim czasie Zoom.